A estas alturas del año ya se ha cumplido con bastantes obligaciones fiscales y mercantiles: formulación de cuentas anuales en marzo y legalización de los Libros mercantiles (si el ejercicio social de la empresa coincide con el año natural), entre otras obligaciones.

La próxima fecha importante que debes anotar en tu agenda es el 30 de junio, ya que ese día -si el ejercicio social de tu pyme coincide, como hemos dicho, con el año natural- concluye el plazo límite que establece la normativa mercantil para que las sociedades mercantiles aprueben sus cuentas anuales.

A modo de recordatorio, te facilitamos una lista con los puntos más importantes a tener en cuenta para la fecha que se aproxima, de modo que las sociedades mercantiles cumplan con esta obligación:

1. ¿Qué documentos deben contener las cuentas anuales?

Según el Código de Comercio y la Ley de Sociedades de Capital (LSC) las cuentas anuales comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio) y la memoria. Es excepción que las pyme hagan estado de flujos de efectivo o informe de gestión.

Todos estos documentos, que forman una unidad, deben ser redactados con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y los resultados de la empresa, según las disposiciones legales.

2. ¿Cuándo y cómo se formulan las cuentas anuales?

Antes de aprobar las cuentas anuales, éstas deben haber sido formuladas por los administradores en el plazo máximo de 3 meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio social. Si el ejercicio terminase con el año natural, es decir, el 31 de diciembre, habría tiempo hasta el 31 de marzo para preparar la formulación de las cuentas anuales.

3. Plazo para aprobar las cuentas anuales

Como ya hemos dicho, una vez formuladas y dentro de los 6 meses siguientes al cierre de ejercicio social concluye el plazo límite para que las sociedades mercantiles aprueben sus cuentas anuales. Así, si el ejercicio de tu pyme coincide con el año natural, tienes hasta el 30 de junio para aprobarlas.

4. ¿Quién firma las cuentas anuales?

Esta tarea le corresponde a la Junta General ordinaria, convocada al efecto, de socios o accionistas.

En el caso de las sociedades unipersonales esta aprobación corresponde al Accionista o Socio Único.

5. Convocatoria de Junta General para aprobar cuentas anuales: quién convoca, cuándo, cómo y dónde.

• Quién: Corresponde al órgano de Administración realizar la convocatoria de la Junta ordinaria.

• Cuándo: Entre la convocatoria y la fecha prevista para la celebración de la reunión debe haber un plazo de, al menos, 1 mes en las sociedades anónimas (S.A.) y de 15 días en las sociedades de responsabilidad limitada (S.R.L.).

No obstante, en los casos de convocatoria individual a cada socio, el plazo se computará a partir de la fecha en que se haya remitido el anuncio al último de ellos.

• Cómo: La Junta General se convocará mediante anuncio publicado en la página web de la sociedad si ésta hubiera sido creada, inscrita y publicada en los términos legalmente previstos. Cuando la sociedad no hubiere acordado la creación de su página web o todavía no estuviera ésta debidamente inscrita y publicada, la convocatoria se publicará en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME) y en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia en que esté situado el domicilio social.

En sustitución de estas formas de convocatoria, los estatutos podrán establecer que la convocatoria se realice por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad (por ej. burofax).

Es importante realizar bien la convocatoria de la Junta para evitar posibles impugnaciones de los acuerdos adoptados. La convocatoria expresará la razón social de la sociedad, la fecha y hora de la reunión, el orden del día, en el que figurarán los asuntos a tratar, y el cargo de la persona o personas que realizan la convocatoria.

• Dónde: La Junta General se celebrará, salvo disposición contraria de los estatutos, en el término municipal donde la sociedad tenga su domicilio.

6. Exactamente, ¿qué es lo que aprueba la Junta General ordinaria?

La Junta General aprobará la gestión social por parte de los administradores y deliberará y acordará la aprobación de las cuentas anuales y la aplicación del resultado (por ejemplo, la distribución de dividendos).

7. ¿Cuándo se depositan las cuentas anuales en el Registro Mercantil?

Desde el momento en que se aprueban las cuentas anuales, los administradores de la sociedad disponen de 1 mes para depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Es decir, si las cuentas se aprueban el día 30 de junio, deben depositarse, como fecha límite, el 30 de julio.