Los asesores fiscales recordaron que todos los autónomos están obligados a guardar las facturas que pagan y emiten durante al menos cinco años. De lo contrario, podrían enfrentarse a sanciones de hasta 3.000 euros por cada error.

La correcta gestión de las facturas es una parte fundamental de las obligaciones que los autónomos deben cumplir. Así lo explicó a este medio Mª Dolores Ortega, vocal del comité ejecutivo de la Asociación Española de Asesores Fiscales y Gestores Tributarios (Asefiget), repasando las diferentes sanciones a las que pueden enfrentarse los autónomos si no gestionan sus facturas correctamente. 

Como explicó la asesora fiscal, los autónomos deben tener un orden y ser metódicos cuando se trate de operar con las facturas, tanto en su envío y su recepción, como en su conservación. Según afirmó, se trata de comprender que “archivar las facturas no se trata de algo menor, y que sucede igual con los tickets o documentos justificativos”.

Según el tipo de error y el nivel de gravedad que el trabajador o empresario cometa en sus facturas, la sanción «puede acarrear multas de hasta 3.000 euros» en función del caso. Las infracciones se refieren, según la ley, a las que constituyan “el incumplimiento de las obligaciones de facturación, entre otras, la de expedición, remisión, rectificación y conservación de facturas, así como sus justificantes”, aclaró la asesora fiscal.

Estos son los errores de los autónomos que pueden conllevar una sanción de Hacienda

Según el artículo 201 de la Ley General Tributaria, las infracciones tributarias por incumplir “las obligaciones de facturación y documentación” son variadas. En ese sentido, los fallos en la facturación de los trabajadores por cuenta propia, que pueden estar provocados de forma involuntaria o intencionada, pueden clasificarse según gravedad y tipo, y deben ser conocidos por los autónomos para evitar las sanciones derivadas de éstos.

Entre los principales errores que pueden cometer los autónomos y que sanciona la Agencia Tributaria, se encuentran:

• Errores en la expedición. Las facturas deben seguir una enumeración correlativa por fechas, y no incurrir en errores en los datos introducidos (receptor, método de pago, fecha de vencimiento, etc.).
• Errores en la recepción. Cuando el trabajador por cuenta propia recibe una factura también es esencial que todos los datos estén correctos. Por ello, cuando se trata de negocios que operan facturas de forma manual,  los expertos recomiendan “cotejar la información con los receptores en cuanto a cantidades, datos y concepto, y que hagan acuse de recibo”,
• Errores en la conservación. Los autónomos deben conservar sus facturas, al menos, durante cinco años (cuatro años para documentos asociados al IVA y cinco para IRPF) todas las facturas que hayan emitido.
• Errores en la rectificación: sucede al emitir una factura rectificativa, entre los que se encuentran, principalmente, fallos en el motivo de la rectificación, no conservar la primera factura, o cómo debe incorporarse a los libros contables del negocio, entre otras.

Las multas dependen de la gravedad del incumplimiento

Como expresó la asesora fiscal, es recomendable que los autónomos conozcan bien a qué sanciones se enfrentan si cometen determinados fallos en materia de facturación, entre los cuales se encuentra “conservar las facturas durante un mínimo de años, para que la Inspección pueda realizar las comprobaciones oportunas”. Sin contar los posibles errores relativos a la emisión de las propias facturas (como podría ser errores en la numeración), “para evitar sanciones tributarias que asciendan hasta el 4% de su facturación” los trabajadores por cuenta propia deben mantener sus facturas guardadas durante un periodo de cinco años. 

Sanciones leves

Recogen las sanciones menores cuando hay “negligencia en los documentos de circulación que se exige en la ley de impuestos especiales”. Las sanciones leves enfrentan una multa pecuniaria fija de 150 euros por cada documento incorrectamente expedido o utilizado.

Sanciones graves

Las sanciones graves se recogen en el artículo 201 de la LGT como aquellos casos en los que “se incumplan los requisitos exigidos por la normativa reguladora de la obligación de facturación” en la expedición, remisión, rectificación y conservación de facturas (o sus documentos sustitutivos). Su cuantía se establece de la siguiente forma:

• Multa proporcional del 1% del importe del conjunto de las operaciones que originen la infracción en una factura errónea. Según explicó Ortega, se trata de criterios básicos de la expedición de la factura, por ejemplo, “no poner correctamente el IVA, o el nombre”. Este tipo de fallos no son habituales, por lo que son menos reconocibles que otro tipo de sanciones. Por norma general, los autónomos no suelen caer en este tipo de sanciones, ya que “tienen estructuradas las facturas correctamente y es raro confundirse. Suele estar estipulado en los programas y hay poca gente que lo haga a mano”.
• Multa proporcional del 2% del importe cuando el incumplimiento se trate de “la falta de expedición o falta de conservación de las facturas, justificantes o documentos sustitutivos”. Es un error que se produce cuando no se ha conservado la factura. “Estos casos son más habituales en la práctica, siendo uno de los errores más habituales la falta de correlación entre facturas”, es decir, que la numeración no esté correcta y el autónomo se haya “saltado” alguna factura, algo que es más frecuente en los pequeños negocios, donde “los sistemas de control de las facturas se llevan a cabo de forma manual”.
  • Como ejemplo: si un autónomo tiene numeradas facturas de la 1 a la 10, y le hacen una revisión de las facturas durante una Inspección y la 6 no aparece, pero la tiene declarada y está cuantificada. En este caso, se aplicaría un 2% sobre el importe de la factura 6. Si esta operación fuera de 2.000 euros = 2.000 x 2% = 40 euros se aplicarían sobre el importe de la factura.
• Además, como aclaró Ortega, cuando no se pueda conocer el importe de las operaciones relativas a la infracción, incluirá otros 300 euros más de sanción por cada operación de la que no se haya expedido o conservado la factura o justificante correspondiente.

Si no ha archivado ninguna factura de dicho ejercicio, el porcentaje se elevará de un 2 al 4%. También, en aquellas situaciones en las que se emite una factura indebida, por ejemplo, “cuando no se está dado de alta como autónomo, como sucede cuando se hace un trabajo esporádico”. Este tipo de sanción, como apuntó Ortega, es “una sanción grave que puede ir de los 150 euros a los 3.000 euros”.

Sanciones muy graves

La normativa especifica como sanciones muy graves aquellas que se se realicen con datos falseados, inexistentes o justificantes sustituidos, es decir, “cuando son facturas falsas”. Como aclaró la asesora fiscal, “puede haber casos en los que la picaresca se cumple y que traten de sustituir los números de las factura o pongan el membrete que no es, pero es importante que los obligados tributarios entiendan que este tipo de sanciones son muy graves”. Para estas situaciones, la ley estipula como sanción:

• Multa pecuniaria proporcional del 75% del importe del conjunto de las operaciones que hayan originado la infracción.

Los asesores fiscales recomiendan presentar una factura rectificativa en caso de error

Ortega recomendó que los autónomos sean muy pulcros “al controlar los números de emisión de sus facturas”. Por ley, una de los aspectos que más se controlan es “que las facturas sean correlativas”, y de hecho, el objetivo es evitar “posibles fraudes al respecto”. Además, existen “programas en el mercado hoy en día con los que controlar esto, que ayudan a llevar los controles de numeración”, aunque con la próxima facturación electrónica todo los procedimientos relativos a facturas van a estar más regulados, con lo que se reducirán este tipo de errores y será más sencillo combatir el fraude fiscal.

Por otro lado, si ha habido algún error, la recomendación principal es hacer una factura rectificativa para evitar mayores sanciones en el futuro. Por ejemplo, “si ha habido un salto en la numeración, siempre se puede hacer una factura rectificativa, ya que no puede haber saltos. Se puede enmendar”.

También, conservarlas durante todo el tiempo estipulado, es decir, durante cuatro ejercicios (que no es lo mismo que cuatro años), por lo que deben mantenerse por un mínimo de cinco años, “tanto emitidas como soportadas”. Y guardar las facturas soportadas de aquellos inmovilizados que nos van a producir una deducción posterior, por ejemplo, “al comprar una furgoneta utilizada para la actividad, que a futuro va a generar un gasto deducible, conviene guardar la factura de dicho vehículo”, detalló la asesora fiscal.

¿Qué facturas deben conservar los autónomos?

Como se ha mencionado anteriormente, es una obligación de autónomos y empresarios guardar todas las facturas frente a posibles y eventuales inspecciones de Hacienda o de declaraciones de impuestos. En ese sentido:

• Deben guardarse las facturas emitidas por autónomos a terceras personas o recibidas por en el negocio.
• Los justificantes de pago y de cobro.
• Los albaranes cuando en las facturas se hace alusión expresa a los mismos

FUENTE:https://www.autonomosyemprendedor.es/

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